Privacyverklaring Kiwanis Club Leusden

Kiwanis Club Leusden verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacy verklaring informeren wij u over de verwerking van persoonsgegevens door Kiwanis International District Nederland (afgekort tot KI-DN) en de aangesloten Kiwanis clubs.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die te herleiden zijn tot een persoon, bijvoorbeeld uw naam, adres, telefoonnummer, email-adres. Ook een (pas)foto waar u op staat, is een persoonsgegeven. Een combinatie van gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van een persoon, daarop is privacywetgeving van toepassing. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, religieuze overtuiging of politieke voorkeur.

Van wie verwerkt Kiwanis Leusden persoonsgegevens?

Kiwanis Club Leusden verwerkt persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Bijvoorbeeld van:

• leden;
• oud-leden;
• vrijwilligers van de bij Kiwanis Club Leusden aangesloten organisatieonderdelen (regio’s, groepen, kernen, clubs in organisatie, clubs, etc.);
• personen die lid willen worden van een Kiwanis club (aspirant-leden);personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Welke persoonsgegevens verwerkt Kiwanis Club Leusden?

• Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, beroep of gegevens omtrent huidige werkzaamheden, titel (mr. , drs. etc.), functie binnen de Kiwanis club, geslacht, geboortedatum, nationaliteit en naam eventuele partner.
• Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.
• Van leden en oud-leden verwerkt Kiwanis meer persoonsgegevens dan van vrijwilligers, aspirant-leden of contactpersonen.
• Personen die deelnemen aan activiteiten of wijn afnemen van Kiwaniswijn.nl.

Waarom verwerkt Kiwanis Club Leusden persoonsgegevens?

Als u lid bent van Kiwanis Club Leusden of dat wilt worden of als u aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we uw persoonsgegevens nodig om u te kunnen inschrijven als lid, zorg te dragen voor een eventuele verzekering van u als vrijwilliger of om een Verklaring Omtrent Gedrag voor u aan te vragen.

Als u lid bent van Kiwanis, dan gebruiken we uw naam, e-mailadres en telefoonnummer om contact met u te onderhouden en u te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of informatieve doeleinden. Bijvoorbeeld om u in te lichten over een nieuwe activiteit vanuit Kiwanis Club Leusden, regio, of KI-DN. U kunt zich daar altijd weer voor uitschrijven.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses, verkopen van wijn, enzovoorts.

Hoe verwerkt Kiwanis Club Leusdenpersoonsgegevens?

Kiwanis Club Leusden verwerkt ledengegevens in ons systeem “PortalBuzz” de administratieve applicatie van alle Kiwanis clubs en daarmee ook van Kiwanis Club Leusden.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Nadat u bent geregistreerd als lid krijgt u een unieke inlogcode. Met uw unieke inlogcode kunt u uw eigen gegevens wijzigen. De secretaris van onze club kan de gegevens ook wijzigen. Voor aspirant-leden geldt dat zij door de secretaris worden aangemeld, zij krijgen pas een inlogcode als zij lid zijn geworden. De leden van Kiwanis Club Leusden kunnen als zij inloggen met hun inlogcode, uw gegevens inzien.

Binnen een Divisie (een regio), kunnen alleen die leden uw gegevens zien als zij daar volgens hun functie (de luitenant-Gouverneur bijvoorbeeld) toe bevoegd zijn. Zij kunnen uw naam, e-mailadres en telefoonnummer zien Dit is bedoeld voor het versturen van uitnodigingen voor bijeenkomsten of voor het maken van onderlinge afspraken.

Bestuurders van het landelijk bestuur van Kiwanis (KI-DN) kunnen uw persoonsgegevens alleen inzien of wijzigen als zij daar gelet op hun functie (de secretaris bijvoorbeeld) toe bevoegd zijn.

De penningmeesters/beheerders van de bij Kiwaniswijn aangesloten Kiwanis Clubs kunnen wijnbestellingen en daarbij geadministreerde persoonsgegevens inzien.

Met wie worden gegevens gedeeld?

De club waarvan u lid bent of waar u een relatie mee hebt, verwerkt uw persoonsgegevens. Deze gegevens worden in ons systeem “PortalBuzz” opgenomen en zijn daarmee één op één inzichtelijk voor alle leden van Kiwanis die daartoe vanwege hun functie bevoegd zijn en voor functionarissen van Kiwanis International, voorzover zij daar volgens hun functie toe bevoegd zijn.

Kiwanis deelt uw persoonsgegevens niet met externe partijen, tenzij zij daartoe door de wet of het openbaar gezag verplicht wordt.

De persoonsgegevens m.b.t. bestellingen gedaan op Kiwaniswijn.nl worden gedeeld met de wijnleverancier(s) t.b.v. het bezorgen van de bestelligen.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Kiwanis

Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor u ze hebt verstrekt, bijvoorbeeld om u te kunnen registreren als lid. Deze gegevens worden voor dat doel gebruikt, en alleen voor een ander doel als er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat en u daarmee instemt.

Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement, kunnen daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als u een nieuwe functie krijgt binnen de club, dan kan de secretaris uw gegevens ophalen, zodat u deze niet opnieuw hoeft in te voeren.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden na uitschrijving bewaard, voornamelijk om statistische redenen, opdat gezien kan worden wie welke functies hebben bekleed, of om oud-leden te informeren, bijvoorbeeld over een activiteit of reünie.

Persoosgegevens van afnemers van Kiwaniswijn.nl worden maximaal een jaar na de laatste bestelling vastgelegd in het CMS van Primosite waarin Kiwaniswijn.nl is gerealiseerd.

Welke rechten heb ik?

U hebt het recht uw gegevens in te zien, te wijzigen, verbeteren, aanvullen, ze te (laten) wissen, de verwerking te beperken en om uw gegevens over te dragen.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KI-DN kunt u terecht bij de club waarvan u lid bent respectievelijk bij KI-DN.

Natuurlijk kunt u ook altijd contact opnemen met KI-DN via de Secretaris van Kiwanis District Nederland secretaris@kiwanis.nl.

Is uw eventuele klacht door hen niet adequaat verholpen? U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacybeleid

Kiwanis Club Leusden behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor het gebruik van PortalbBuzz te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

9 mei 2018
Vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van Kiwanis International District Nederland van 12 mei 2018

24 mei 2020
Aangevuld met bepalingen m.b.t. Kiwaniswijn.nl